بررسی تاثیراتوماسیون اداری درارتقاءسطح عملکردکارکنان اداری سازمان قضایی نیروهای مسلح استان تهران

1-1- مقدمه درعصرحاضرکه به نام عصراطلاعات وارتباطات نامگذاری شده است باتوجه به توسعه روزافزون فناوری اطلاعات وارتباطات درتمامی جنبه های مختلف زندگی ازجمله فردی،اجتماعی وسازمانی لزوم اتخاذرویکردجامع ومناسب درمقابل فناوری راایجادنموده است.امروزه باپیشرفت های بوجودآمده دربخش اطلاعات وارتباطات استفاده موثرازاطلاعات وزمان یکی ازعوامل موثردرموفقیت سازمانهامی باشدوبکارگیری صحیح وبموقع تکنولوژی های موجودازاولویت های اجتناب ناپذیرمحسوب می شودوازدیدهیچ مدیردوراندیش وژرف نگری پنهان نخواهدماند.ضرورت انجام فعالیت های اداری درحداقل زمان ممکن باحداکثرسرعت ودقت وبابهره گیری ازایمن ترین وآخرین تکنولوژی های موجودباصرفه جویی قابل ملاحظه ای ازنظراقتصادی مدیران رابرآن می داردتابه منظوریکپارچگی ونظم بخشیدن به اداره خویش ازسیستم های اتوماسیون اداری استفاده نموده وامکان تبادل اطلاعات رادرحدوسیع ومنسجم فراهم نمایند.براین اساس اجرای سیتم اتوماسیون اداری به عنوان یک نیازویک تحول نه تنهادرجریان کارسرعت ودقت می بخشدبلکه بایکپارچه نمودن اطلاعات این امکان رابرای مدیران فراهم می آوردکه به اطلاعات یکپارچه وطبقه بندی شده موردنیازبه آسانی دسترسی پیدانموده ومبنای قابل اتکایی برای تصمیمات سریع ودقیق داشته باشند.جهانی نوتولدیافته است ،جهانی که درآن اطلاعات برترین قدرت است وقدرت هاوتوانمندی های دیگردرقلمرواقتصاد،علم وفرهنگ ازآن نشات می گیرند.دراین دهکده کوچک انسان توسعه یافته آن انسانی است که به اطلاعات دسترسی داشته باشدومدیران موفق آنهایی هستندکه فضای پیش آمده رادرک کرده وبااستفاده ازقابلیت های این محیط ضمن صرفه جویی درمنابع ،خودراباتکنولوژی روزهمگام می سازند.(www.automation.com) 1-2- بیان مساله تحقیق باتوجه به اینکه سازمان قضایی نیروهای مسلح ازسازمان های حساس ومهم کشورمحسوب میگرددلذاچگونگی انجام اموراداری این سازمان مقوله ای است که بایدمورداهتمام قرارگیرد. مدیریت برگردش کارومکاتبات اداری وهمچنین مدیریت زمان درسازمان هاوموسسات به کلی متحول گردیده است.استفاده ازروش های کندومشکل سازاداری غیرمکانیزه قابل قبول نمی باشد.حجم بالای اطلاعات ودسترسی کندمسئولین ومدیرانی راکه به مدیریت سازمان تحت رهبری خودبهامی دهندبه سوی اتوماسیون اداری درابعادمختلف رهنمون ساخته است.اتوماسیون اداری بهترین ابزاربرای رسیدن به راهکارهای مفیددرجهت صرفه جویی زمان واستفاده بهینه ازوقت درسازمان می باشد.راه حل های مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده وهمچنین مدیریت برگردش کارهارامیسرمی سازد. دراین فرایندحذف مکاتبات کاغذی، صرفه جویی واستفاده اززمان عملی می گردد. تاثیرات ومزایای جایگزینی اتوماسیون اداری به جای سیستم های سنتی: الف: سرعت وسهولت دستیابی به اطلاعات ب: ایجادوحدت رویه درانجام امور ج: سرعت انجام امور د: صحت ودقت عملیات ه: امنیت اطلاعاتی مواردفوق باعث بهبودعملکردکارکنان خواهدشد. 1-3- اهمیت موضوع: پیشرفت های علمی وتکنولوژیکی قرن بیستم شامل مدیریت نیزمی شودشایدبتوان گفت که آهنگ پیشرفت تکنیکی مدیریت نسبت به بسیاری ازعلوم وفنون سریعتربوده است مدیریت سازمان های وسیع وپیشرفته امروزی مستلزم به کاربردن تکنیک هاوفنون جدیدی است که بایدبوسیله مدیران اعمال شود.به این ترتیب بکارگیری تکنیک های نوین مدیریت به منظوربهره گیری ازامکانات محدودسازمان لازمه ادامه صحیح موسسات امروزی به شمارمی رود.توسعه روزافزون سازمان هابویژه موسسات بزرگی که عهده دارانجام وظایفی متنوع می باشندوظیفه مدیریت رابیش ازپیش مشکل ساخته است.این مسئله درکلیه سازمانها اعم ازدستگاه های دولتی یاخصوصی عمومیت داشته وبواسطه اهمیت آن میزان قابل توجهی ازنیروی انسانی ومنابع غیرانسانی درسطح ملی ودرسطح جهانی برای حل مشکل مزبورتجهیزشده است .بنابراین مشکل اساسی اداره اموردستگاه هااینست که مدیران بایدمنابع چهارگانه پول، نیروی انسانی،موادوتسهیلات راکه غالبا محدودوناهماهنگ می باشندهماهنگ سازندوجهت تحقق بخشیدن به هدف یاهدف های سازمان ازآنهابهره برداری کنند.دراداره امورسازمانهاتنهاانجام دادن وظایف ویژه مدیریت کافی نیست،تکنیک هاوفنون گوناگون هم ابداع شده است تامدیرا ورهبران سازمانهارادربهره برداری هرچه بیشترازمنابع چهارگانه مذکوردرجهت تامین هدف یاهدف های سازمان یاری کند.(دکترمنصورگیا،1374،ص2) اتوماسیون اداری درصورت بهره گیری درست ازآن می تواندمنشا بسیاری ازدستاوردهای مهم برای هرسازمان باشد.افزایش میزان بهره وری ، استفاده بهینه ازدروندادها، کیفیت بهترخدمات، افزایش ایمنی کارکنان، کاهش ساعات کاری کارکنان، ارتقاء سطح عملکردوسرعت ودقت انجام کارازجمله این دستاوردهاست. به دلیل امکاناتی که اتوماسیون اداری دراختیارکاربران قرارمی دهدهمه افرادسازمان می توانندازآن استفاده نمایندوچون درسازمان میزان توانایی وآشنایی افرادباکامپیوترگوناگون است، نرم افزاربایدبه گونه ای طراحی شودکه کارباآن بسیارساده وقابل اعتمادبوده وازحجم کارافرادسازمان بکاهد.(www.dadehpardazan.com) اماعلل وعواملی که منجربه انتخاب موضوع تحقیق گشته است عبارتنداز: 1- اهمیت خاصی که اتوماسیون اداری درسازمانها به ویژه درنظام اداری آنهادارد. 2- امکان جمع آوری اطلاعات برای محقق. 3- احساس نارضایتی نسبی دربین برخی همکاران ازاین سیستم ونیازبه رفع اشکالات آن. 4- پیشنهاداداره کل آموزش واداره کل بازرسی ونظارت(بازرسی اداری ومالی) سازمان. 1-4- اهداف تحقیق ازآنجائیکه اتوماسیون اداری معمولا باسرمایه گذاری قابل توجه وپرحجم میسراست طبیعی است که آنالیزاین سرمایه گذاری درخصوص اینکه آیااین نوع سرمایه گذاری موفقیت آمیزبوده است یانه صورت پذیرد. وقتی اتوماسیون باحجم زیادی ازسرمایه محقق می شود، سودآوری این سرمایه یاسودآوری اتوماسیون موردبحث واقع می شود.(با عرض،1372،ص6) تکنولوژی چگونگی استفاده ازابزارووسایل است هنگام بکارگیری هرگونه ابزارابتدایی یاپیشرفته درواقع ازتکنولوژی استفاده می شود.اکثرابزارآلاتی که ساخته دست بشرمی باشد، بیشتربرای کمک به ناتوانائی های جسمی وی بوده است مثل وسائلی که مارادربلندکردن اجسام سنگین ، بریدن یاقطع کردن وشکل دادن موادیاری می رساند.تنهادرسالهای اخیرکه ماتوانسته ایم وسایلی بسازیم که به توانایی ذهنی مابیفزاید و نیزناتوانی آنراکاهش دهد.وسایل ارتباطی ازقبیل قلم وکاغذگرفته تاتلوزیون همگی درخدمت ذهن ماست این وسایل یااطلاعات راارسال می کنندیامحفوظ می دارند.لیکن نمی توانندآنراتغییردهندیااصلاح کنندمابه دنبال ماشین هایی بودیم که اطلاعات رابه جای تنهاارسال یاضبط کردن ودسته بندی اصلاح یاتغییردهند.(اسفندیارسعادت،1377،ص20) اهداف تحقیق عبارتنداز: 1- مطالعه وبیان نگرش هاونظریه های گوناگون درخصوص اتوماسیون اداری(oa) 2- جمعبندی اطلاعات بدست آمده وتحلیل آماری آن 3- مقایسه عملکردکارکنان قبل وبعدازاستقراراتوماسیون 4- بررسی تاثیربرقراری اتوماسیون برعملکردکارکنان فرضیات تحقیق فرضیه اصلی: اسقراراتوماسیون اداری درارتقاءسطح عملکردکارکنان سازمان قضایی.ن.م استان تهران تاثیردارد. فرضیه های فرعی: 1- دسترسی آسان به اطلاعات برارتقاء سطح عملکردکارکنان درسازمان قضایی.ن.م تاثیردارد. 2- ایجادوحدت رویه درانجام امور برارتقاء سطح عملکردکارکنان درسازمان قضایی.ن.م تاثیردارد. 3- سرعت انجام اموربرارتقاء سطح عملکردکارکنان درسازمان قضایی.ن.م تاثیردارد. 4- درستی ودقت عملیات برارتقاء سطح عملکردکارکنان درسازمان قضایی.ن.م تاثیردارد. 5- افزایش امنیت اطلاعاتی برارتقاء سطح عملکردکارکنان درسازمان قضایی.ن.م تاثیردارد. 1-6- قلمروتحقیق الف:قلمرو مکانی: سازمان قضایی نیروهای مسلح استان تهران ب: // زمانی: تیرماه 1392 ج: // موضوعی: سیستم های اطلاعاتی مدیریتmis(اتوماسیون)ومدیریت منابع انسانی(عملکردکارکنان) 1-7- روش تحقیق روش تحقیق دراین پژوهش توصیفی پیمایشی می باشد. 1-8- روش جمع آوری اطلاعات دراین تحقیق جهت جمع آوری اطلاعات مربوط به ادبیات تحقیق ازروش کتابخانه ای وبرای جمع آوری داده های موردنیاز،آزمون فرضیات وسنجش نظرات کاربران ازپرسشنامه استفاده می گردد. 1-9- جامعه تحقیق کلیه کارکنان اداری سازمان قضایی نیروهای مسلح استان تهران که باسیستم اتوماسیون اداری کارمی کنند. 1-10- نمونه تحقیق باتوجه به کم بودن نفرات جامعه که کمتراز 100نفر(95نفر)میباشدازروش سرشماری استفاده می نماییم. 1-11- تعاریف عملیاتی اتوماسیون اداری: منظورنرم افزارهایی هستندکه توسط آنهامکاتبات داخلی وخارجی یک سازمان باسرعت وبدون داشتن نیازبه کاغذانجام گرفته ولذانیازی به نامه نگاری های مرسوم اداری نیست. اتوماسیون: به معنای سیستمی است که درآن کارهای پیچیده ومشکل باحداقل اشتراک انسانی به شکل مشخص ومطمئن توسط ماشین هاودستگاه های خودکارانجام می یابد.اتوماسیون بانگرش برمفهوم مدیریت گردش کاربه گونه ای طراحی گردیده است که کلیه کارهای مکاتباتی درجریان یک سازمان راکه منجربه تولیدوگردش اطلاعات ومستندات درسطح سازمان وحتی درسطوح فراترازیک سازمان خواهدشدرامدیریت نماید. (مقبل،1372،ص6) عملکرد: روش انجام شغل یاوظیفه ای توسط فردی،گروهی یاسازمانی (عباس زادگان،1378) یابه عبارت دیگرنتیجه واقعی وقابل اندازه گیری تلاش است .عملکردیعنی آنچه که واقعا حاصل شده است.(اسفندیارسعادت،1379،ص 361) 1-12- محدودیت های تحقیق محدودیت ذاتی پرسشنامه(عدم جواب صحیح ودقیق به پرسشنامه ازسوی پاسخگویان)